O Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração, órgão do Ministério da Economia, editou nessa quarta-feira, 15 de abril, a Instrução Normativa 79/2020 que regulamenta a participação e votação a distância em reuniões e assembleias de empresas e cooperativas durante a pandemia de COVID-19.
A regulamentação beneficia sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas, que a partir de agora poderão realizar as reuniões e assembleias de forma semipresencial ou digital.
Nas reuniões e assembleias semipresenciais, os acionistas, sócios ou associados poderão participar e votar presencialmente ou a distância. Nas digitais, a participação e voto será exclusivamente a distância.
Tanto na forma semipresencial quanto nas digital a participação e a votação a distância podem ocorrer mediante o envio de boletim de voto e/ou mediante a utilização de tecnologias digitais de informação e comunicação remota.
O boletim de voto precisa ser enviado ao acionista, sócio ou associado na data da publicação da primeira convocação para a reunião ou assembleia e devolvido diretamente à sociedade no mínimo 5 (cinco) dias antes da data da sua realização.
O documento disponibilizado aos participantes deve conter obrigatoriamente todas as matérias constantes da ordem do dia, orientações sobre o seu envio à sociedade com a indicação dos documentos que devem acompanhá-lo e orientações sobre as formalidades necessárias para que o voto seja considerado válido.
Será considerado presente na reunião ou assembleia semipresencial ou digital o acionista, sócio ou associado que comparecer ou se faça representar fisicamente, que tenha enviado boletim de voto considerado válido pela sociedade ou que pessoalmente ou por meio de representante registre presença no sistema eletrônico de participação e voto a distância.
A instrução normativa ainda estabelece requisitos mínimos para as tecnologias digitais de informação e comunicação remota utilizadas pelas sociedades. O sistema eletrônico precisa garantir a segurança, a confiabilidade e a transparência do encontro e das decisões, deve preservar o direito de participação e voto a distância durante todo o processo e realizar a gravação integral da reunião ou assembleia, que deverá ficar arquivada na sede da empresa.
http://www.in.gov.br/en/web/dou/-/instrucao-normativa-drei-n-79-de-14-de-abril-de-2020-252498337